コンサルティングの仕事においては、業務の整理の一環として、
プロセスをフローで描くことも良くあります。
僕自身、プロジェクト管理のプロセス見直しのため、フロー作成中です。
業務フローを描くときのポイントを探してみたところ、下記のような観点が見つかりました。
- レーンには人ではなく役割を書く
- 適切な業務単位と粒度と書く
- 一つの業務フローのアクティビティの数は１０〜１５まで
- 業務の流れとデータの流れを区別して書く
- 人間系とシステム系の境界を明確にする
- 決定などの判断や条件分岐がある場合には明記する
- 場合によってはアイコンや色など視覚効果を使う
ポイント、とひと言で述べられてしまっていますが、2点目の適切な業務単位と粒度、というのが最も難しい。他のポイントは、機械的に判断可能だったり、あるいはTipsなので採用しなくても影響がないものと言えます。しかしながら、分かりやすく、ロジックが整合された業務フローを描くには、粒度をいかに揃えるかが肝要。粒度が揃っているということは、世界観を統一できるということだし、頭にもすーっと入ってくるものです。
では、どうしたら粒度を揃えて描くことができるのでしょうか？
ユーザーへの分かりやすさを考えるならば、お客様が使っている業務用語・単位に整理していくのも１つの指針になるかもしれません。もしくは、いったんハイレベルな抽象度まで引き上げてから、だんだんと落としていくのも考える道筋としては、やりやすいかもしれません。
個人的に一番効くと思うのは、シナリオを書き下してみること。5W1Hで全部文章化してみます。やってみると分かるのですが、人間というのは分かっていないことを文章化することができないため、自分が理解できていないところが良く分かる効果もあるし、プロセスの流れもしっかりとイメージすることができます。
色々と書き綴ってみたものの、僕自身はちょうど良い粒度を見つけることができず、
こうやって数日間パワーポイントとにらめっこする羽目になっているわけですが＾＾；
近道はないので、面倒くさがらずに、まずは言語化に立ち戻って頑張ろうと思います。
